Jak uzyskać informację w Urzędzie Miasta?

Zagadnienie uzyskiwania informacji od organów samorządu terytorialnego, choć dosyć jasno uregulowane przepisami prawa, potrafi niekiedy budzić wątpliwości i niepotrzebne emocje. Mając na uwadze usprawnienie przepływu informacji i zapewnienie pełnej transparentności działań samorządu Miasta Sokołów Podlaski, pozwolę sobie na parę słów wyjaśnienia.

Podstawową i najczęściej stosowaną drogę uzyskiwania informacji od organów gminy (Burmistrz Miasta jest takim organem) określa ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Stanowi ona, że każdemu przysługuje prawo do informacji publicznej – z zastrzeżeniem pewnych wyłączeń, jak np. ochrona informacji niejawnych, prywatność osoby fizycznej czy tajemnica przedsiębiorstwa.

Czym jest informacja publiczna?

Informacja publiczna to każda informacja o działalności osób oraz instytucji, które pełnią funkcje publiczne, wykonują zadania publiczne lub gospodarują środkami publicznymi. Katalog określony w ustawie jest otwarty. Należy jednak pamiętać, że informacja, o której udostępnienie występujemy, musi istnieć jako dokument urzędowy – treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego. Przykładowo, będą nią dokumenty określające strategię gminy, ale przemyślenia, spekulacje i własne opinie urzędnika na ten sam temat – już nie.

Jak wystąpić o informację publiczną?

Prosta informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona (np. lokalizacja słupów ogłoszeniowych na terenie miasta, służbowy numer telefonu do urzędnika itp.), jest udzielana bez pisemnego wniosku. W pozostałych przypadkach informacja jest udostępniana na wniosek, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie 14 dni, urząd powiadamia o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku. Udostępnieniu na wniosek nie podlegają informacje dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej.

Jak przyspieszyć uzyskanie informacji?

W pierwszej kolejności należy pamiętać, by skierować pytania pod właściwy adres. W przypadku poczty elektronicznej będzie nim główny adres Urzędu Miasta (um@sokolowpodl.pl) lub adres burmistrz@sokolowpodl.pl. Adresowanie korespondencji do poszczególnych pracowników przedłuża sprawę, gdyż każdy dokument wpływający do urzędu, również elektroniczny, musi być zadekretowany przez burmistrza. W większości przypadków oznacza to skierowanie pytań do odpowiednich wydziałów, gdzie zostaje przygotowana odpowiedź, która następnie wymaga akceptacji burmistrza. Proces ten nie jest natychmiastowy. Termin udzielenia odpowiedzi zależy od złożoności pytań, a także od dostępności odpowiednich urzędników i dokumentów. Nigdy nie przedłużamy go ponad potrzebę. Pamiętajcie jednak Państwo, że każda odpowiedź wychodząca z Urzędu Miasta jest efektem pracy zespołu ludzi i jej przygotowanie wymaga czasu.

Mam szczerą nadzieję, że powyższe wyjaśnienia będą dla Państwa przydatne i usprawnią wymianę informacji na przyszłość.

Iwona Kublik